Business Partners eXcellence - efektywne wdrożenia SAP - Regulacje prawne w SAP Treasury

Regulacje prawne w SAP Treasury

Działalność każdego przedsiębiorstwa jest ograniczona normami i regułami prawnymi. Dział finansowy w większości przedsiębiorstw to mała grupka osób zajmująca się dużymi sumami pieniędzy. I właśnie dlatego tak wiele regulacji prawnych nałożonych jest na obszar finansowy firmy, aby przeciwdziałać nadużyciom i niewłaściwym praktykom. Niektóre normy prawne nałożone są na poszczególne branże a inne dotyczą całego przedsiębiorstwa. Przykładami tej ostatniej są:
• konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• tworzenia rocznych sprawozdań finansowych,
• wykazywanie rachunku zysków i strat.

Takie regulacje istnieją niemal we wszystkich krajach na świecie. Nowy wiek przyniósł bardzo dużo zmian w zakresie działalności jednostek gospodarczych. Prawo ma obecnie bardzo duży wpływ na to, jak przedsiębiorstwa są zarządzane, jak lokują środki finansowe, w jaki sposób tworzą politykę finansową firmy. Również trendy międzynarodowe, globalizacja, outsourcing, działalność off-shore, a także groźby terrorystyczne i pranie brudnych pieniędzy zmieniły podejście do zarządzania środkami pieniężnymi zarówno w sferze całej gospodarki jak i pojedynczych jednostek. Akt Sarbanes-Oxley, Single European Payment Area, regulacje unijne MSSF i MSR, Umowa Kapitałowa Basel II, to podstawowe akty prawne stanowiące o prawie bankowym, kontroli nad środkami finansowymi, przepływem pieniędzy.

Akt z Sarbanes-Oxley – został uchwalony w 2002 roku po znanej na świecie aferze Enronu. Jego celem jest poprawa jakości i wiarygodności sprawozdawczości finansowej. Wprowadzono między innymi wymóg dodatkowych ujawnień dokonywanych przez zarząd, dotyczących efektywności systemu kontroli wewnętrznej. SEPA – czyli jednolity obszar płatności w euro ma spełniać rolę zintegrowanego rynku usług płatniczych. Celem SEPA jest uproszczenie, zwiększenie bezpieczeństwa i efektywności ogółu płatności oraz ujednolicenie zasad płatności krajowych i trans granicznych BASEL II- Nowa Umowa Kapitałowa Komitetu Bazylejskiego to system, uregulowań, w którego ramach będą musiały funkcjonować wszystkie banki. Umowa reguluje między innymi wysokość kapitału, jaki banki muszą przeznaczyć na poczet udzielanych kredytów. MSR i MSSF- są to standardy rachunkowości przyjęte na gruncie międzynarodowym i stanowiące podstawę zrozumienia zasad i metod rachunkowości stosowanych na świecie. Powstały jako odpowiedz na potrzebę ujednolicenia sprawozdawczości finansowej jako narzędzia umożliwiającego dokonywanie niezbędnych analiz i porównań w celu podjęcia decyzji finansowych.

Każde z przedstawionych powyżej uregulowań stanowiło obiekt zainteresowania twórców systemu SAP, a w jego ramach: podstawowej funkcjonalności do zarządzania środkami finansowymi, czyli modułu TREASURY- Zarządzanie transakcjami.

W dobrze skonfigurowanym systemie istnieją bardzo małe szanse na nadużycia i defraudacje. Moduł TR spełnia podstawowe ograniczenia prawne związane z obszarem finansowym. Prawidłowe wdrożenie zapewnia ochronę i bezpieczeństwo firmie. Pierwszym ustawieniem w module TR powinno być określenie obszarów wyceny, które powinny odpowiadać odpowiednim regulacją prawnym. W przypadku, gdy przedsiębiorstwo zobowiązane jest prowadzić różne księgi można utworzyć kilka obszarów wyceny (np. operacyjny zgodny z MSR, dodatkowy zgodny z UoR, podatkowy itp) z których każdy będzie miał inną metodologię księgowania i wykonywania obliczeń. Obszary wycen połączone są z obszarami księgowymi.

W MSR 39 dokonano pogrupowania aktywów i pasywów ze względu na kategorie. Kategoryzacja ta opiera się na możliwościach i kryterium przeznaczenia instrumentu finansowego.

Wyróżniamy następujący podział aktywów (MSR39.9)
• aktywa finansowe wyceniane w wartości godziwej przez wynik finansowy (aktywa przeznaczone do obrotu)
• pożyczki i należności
• inwestycje utrzymywane do terminu wymagalności
• aktywa finansowe dostępne do sprzedaży.

W przypadku pasywów zdefiniowano następujące kategorie:
• zobowiązania finansowe wyceniane do wartości godziwej
• przez wynik finansowy
• inne zobowiązania finansowe
• zobowiązania finansowe, powstałe w wyniku przeniesienia składnika aktywów finansowych

W każdym obszarze wyceny istnieje możliwość utworzenia poszczególnych kategorii wyceny, z których wynika metodologia wyceny. Wycena realizowana jest w postaci wartości teoretycznej/godziwej (fair value), skorygowanej ceny nabycia/ zamortyzowanego kosztu (amotized cost), lub też wartości kosztu (cena nabycia). Wartość teoretyczna/ godziwa może być kwotowaną ceną rynkową lub ceną obliczaną za pomocą odpowiedniego modelu wyceny. Skorygowana cena nabycia obliczana jest za pomocą metody efektywnej stopy procentowej.

W module istnieje wiele różnych sposobów wyznaczenia wartości instrumentu finansowego na dany dzień. Przykładowo: dla instrumentów wycenianych w skorygowanej cenie nabycia system posiada wbudowany model umożliwiający wyliczenie amortyzacji na dany dzień bilansowy. Kalkulacja oparta jest na istniejących przepływach głównych (Cash flow) wynikających z pozycji. Zgodnie z MSR na wartość instrumentu wpływają również wszystkie przepływy z tytułu kosztów transakcji dotyczących aktywów, które nie są aktywami wycenianymi do wartości godziwej przez wynik finansowy. Do wyliczeń zatem brane są również te dodatkowe koszty a następnie użyta jest efektywna stopa procentowa.

NPV dla instrumentów dla których obliczenia są bardziej skompilowane (np. Opcje), a użytkownik otrzymuje wartość produktu od firm zewnętrznych ( najczęściej banki dostarczają taką informacje), jest możliwość wprowadzenia takiej wyceny do tabeli systemowej i przechowywania wartości instrumentu. Na moment wyceny system oblicza nową wartość bieżącą i porównuje ją ze starą wartością księgową. Jeśli obie wartości są różne następuje dopis/ odpis amortyzacji na odpowiednie konta kosztowe. Ponadto w przypadku wyceny walutowej, jest możliwość automatycznego wyliczenia różnic kursowych. Użytkownik może określić do jakiego kursu system ma przeliczać wartość ( może być standardowe odwołanie do średniego kursu M na dany dzień, lub można zdefiniować inne odwołanie np. kurs przeciętny na rachunku bankowym, kurs kupna banku z dnia podpisania umowy itp.).Powstałe różnice kursowe mogą być zaksięgowane i automatycznie wyksięgowane z dniem następnym (MSR 21). Użytkownik może określić dodatkowe konto kosztowe różne od tego na które księgowana jest amortyzacja za dany okres.

Oprócz kategorii wyceny dodatkowym obiektem w systemie są grupy wyceny. Te mogą być dobrowolnie zdefiniowane przez użytkownika. Często praktykowane jest określanie grup wyceny zgodne z wiekowaniem produktów zgodnym z podziałem bilansowym. Np.
• Należności długoterminowe
• Należności średnioterminowe
• Należności krótkoterminowe

Utworzone grupy i klasy wyceny przyporządkowane są do instrumentów finansowych i na moment ich tworzenia grupują poszczególne transakcje. W momencie zmiany przeznaczenia danego produktu jest możliwość przeniesienia całej wartości lub też przypadającej na dany okres części, do nowej klasy/ grupy wyceny. Zarządzanie instrumentem w module Treasury- Manager Transakcji opiera się na POZYCJI. Pozycja jest to jednostka (instrumentu) który podlega wycenie. Pojedyncza pozycja składa się z informacji dotyczących ilości i kwoty oraz procedury zarządzania pozycjom. Procedura zarządzania pozycją określa w jaski sposób pozycja jest wyceniana na dzień bilansowy, jak następują księgowania, jak kalkulowane są zyski i straty.

W obszarze zabezpieczeń również istnieją ustawienia spełniające wymogi MSR i MSSF. Rozwiązanie SAP polega na utworzeniu powiązania instrumentu pierwotnego z instrumentem zabezpieczającym w celu całkowitego zrównoważenia zmian w wartości godziwej lub przepływie pieniężnym zabezpieczanej pozycji poprzez zmiany w wartości godziwej bądź przepływie pieniężnym dotyczącym instrumentu zabezpieczającego. W momencie tworzenia zabezpieczenia do wyboru są prekonfigurowane ustawienia do wyboru:
• prognozowana transakcja,
• trwałe zobowiązanie,
• pojedynczy składnik aktywów
• zobowiązanie,
• portfel powyższych pozycji o porównywalnym profilu ryzyka

W zależności co jednostka chce zabezpieczyć możliwe jest:
• Zabezpieczenie wartości godziwej
• Zabezpieczenie przepływów pieniężnych
• Zabezpieczenie udziałów w aktywach netto w zagranicznym podmiocie gospodarczym

Najczęstszym sposobem zabezpieczenia są instrumenty pochodne. Te mogą zostać wykorzystane w całości w ramach połączenia zabezpieczającego lub tylko w częściowo. Mogą również zabezpieczać jedno ryzyko lub kilka. Podział ryzyk wynikać może ze specyfikacji przedsiębiorstwa. Tworzenie grupowań jest dowolne jednak daje wiele możliwości. Podział może powstać ze względu na walutę, jednostkę gospodarczą, kraj, rodzaj przepływu itd. Do tworzenie instrumentów zabezpieczających które mają spełniać Standardy Rachunkowości Zabezpieczeń, można uruchomić funkcjonalność pozwalającą obliczać efektywność zabezpieczenia. Należy także stworzyć nowy obszar wyceny spełniający dodatkowe wymogi, gdzie wykazywane będą osobo pozycje zabezpieczające. Zabezpieczenie uznawane jest za efektywne tylko wtedy, gdy w całym okresie zabezpieczenia zmiany w wartości godziwej lub przepływie finansowym są kompensowane zmianami w instrumencie zabezpieczającym.

Konieczność szczegółowego udokumentowania powiązania pozycji zabezpieczającej i instrumentu zabezpieczającego jest jednym z wymogów MSR, które jest spełnione przez obszar TR- HM. Efektywność można na bieżąco monitorować dla każdego okresu i efektywność ta może być wiarygodnie zmieniona (MSR 39). Nie wszystkie instrumenty finansowe mogą zostać wykorzystane jako instrument zabezpieczający. System nie pozwoli powiązać produktu który nie spełnia wymogów rachunkowości zabezpieczeń, z ekspozycją. Aby ograniczyć dostęp do tworzenia instrumentów finansowych dodać można do ustawień TRADERA. Trader jest to osoba z przedsiębiorstwa, która upoważniona jest do wykonywania poszczególnych transakcji. Podział traderów może nastąpić ze względu np. na rodzaj rynku na którym zawierane są transakcje. W Managerze Transakcji zdefiniowane zostały następujące rynki:
• rynek pieniężny
• rynek walutowy
• rynek derywatów pozagiełdowych
• rynek derywatów giełdowych

Przedstawione powyżej przykłady to tylko zalążek myśli. Temat jest na tyle obszerny, że można całą książkę napisać na temat spełniania wymogów prawnych przez moduł TR.

Opracowanie:
Anna Saczuk
Konsultant wdrożeniowy SAP w obszarze FI/TR